En el mes de octubre de 2020 teníamos por fin en nuestras manos la versión 7 de la norma IFS Food y este mes de diciembre (el pasado día 10) nos ha llegado la Doctrina de aplicación a la misma.
La doctrina consiste en una colección de documentos descriptivos, cada uno de los cuales posee su propio código de identificación con el fin de facilitar a las organizaciones la gestión de la información que les aplica. Todas las reglas de la doctrina aplican desde dos meses después de la publicación de la versión correspondiente, si no se especifica lo contrario. En caso de una nueva versión del estándar IFS, las reglas se aplican en el momento en que se aplica la nueva versión.
A continuación, os aportamos las indicaciones más novedosas (“new”) de la doctrina para la versión 7 en cada una de las partes de la norma, recordando, además, que muchas de las indicaciones de la doctrina son comunes a las presentes en la última versión de la doctrina para la versión 6.1 (y no las reflejamos en este post); es decir, permanecen por correspondencia con la anterior versión y no se consideran como “nuevas”.
Parte 1 de la norma: Protocolo de certificación
Respecto a qué versión de IFS Food se aplicará en algunas situaciones específicas, se indica que se puede aplicar la v7 desde el 1 de marzo de 2021, siendo obligatoria la versión a partir del 1 de julio de 2021. Las situaciones excepcionales en las que todavía se podría aplicar la versión 6.1 son las siguientes (y tendrán fecha de caducidad el 30 de junio de 2022):
- Evaluación de empresas multi-ubicación con gestión central donde la evaluación del sitio de gestión central se realizará antes del 1 de marzo de 2021. Aun así, los esfuerzos deben ir encaminados a realizarla por la v7 y se dará justificación al cuerpo de certificación de no ser posible.
- Evaluación de seguimiento cuando la evaluación «principal» tuvo lugar antes del 1 de julio de 2021 bajo la v6.1.
- Evaluación de extensión cuando la evaluación «principal» tuvo lugar antes del 1 de julio de 2021 bajo v6.1.
En caso de Evaluaciones IFS no anunciadas, si la ventana de Evaluación comienza en o después del 1 de mayo, la evaluación se realizará de acuerdo con IFS Food v7.
Con respecto a las reducciones en los tiempos de evaluación, es posible en una serie de supuestos. En cualquier caso, la causa de reducción (solo se permite una) debe ser seleccionada en el AuditXpressX, justificada y podrá ser revisada mediante el Integrity Program.
La doctrina nos dice que se permite una reducción máxima de 4 horas (dentro del mínimo tiempo que nos da la calculadora) en los siguientes supuestos:
- Evaluaciones combinadas IFS: p. ej. IFS Food/Logistics, IFS Food/IFS Broker con la condición de que una gran parte de los requisitos ya esté evaluada en una de las normas
- Empresas multi-ubicación: en el caso de que los requisitos ya hayan sido evaluados en la oficina central/sitio de administración central.
- Sitio de producción con varias entidades jurídicas: en el caso de que las entidades tengan diferentes ámbitos en una ubicación física, se puede nombrar una oficina central/administración central.
- Para sitios con procesos/manejos simples: es posible una reducción basada en una evaluación de riesgos.
Una reducción máxima de 6 horas (del tiempo mínimo de evaluación calculado por la herramienta) se acepta para:
- El alcance 5 (frutas y verduras) con manipulación básica y que no haya actividades transformadoras significativas en el producto desde su recolecta (de acuerdo con el alcance BIII de GFSI).
- Sitios con alcance de producto 3, 6, 8, 9, 10 y / o 11, que tiene procesos simples tales como clasificación, embotellado, envasado simple (por ejemplo, sin MAP o vacío) mezcla/combinación (pero solo para alcance 10).
En el caso de evaluaciones de extensión anuales (de las que tenga conocimiento el organismo de certificación) resultado de productos o procesos estacionales; se puede reducir un máximo de 4 horas. También este mismo tiempo de reducción aplicaría en el caso de no ser posible evaluar todos los procesos en una evaluación no anunciada.
La norma nos dice que el 50% del tiempo de evaluación tiene que ser aplicado a la evaluación in situ; sin embargo, la doctrina puntualiza que en el caso de procesos o manipulaciones simples (tal como se indicó antes para aplicar una reducción de duración) puede aplicarse un tiempo menor al 50% pero siempre dedicándole a la evaluación in situ mínimo de un tercio de la duración total de la evaluación.
Como ejemplos de factores que pueden dar lugar a una ampliación de la duración mínima de la evaluación la doctrina nos da:
- Evaluación inicial: el auditor puede requerir tiempo adicional, por ejemplo, durante reuniones de apertura y cierre.
- Número de líneas de producción, por ejemplo, para hacer una revisión más extensa del APPCC.
- Complejidad del proceso de producción.
- Tamaño y antigüedad del sitio.
- Dificultades de comunicación (por ejemplo, idioma).
- Calidad de la preparación de la empresa (por ejemplo, documentación, APPCC).
- Número de no conformidades registradas en la evaluación anterior.
- Dificultades durante la evaluación que requieren más investigación.
- Instalaciones de almacenamiento adicionales, emplazamientos.
Respecto al plan de acción son ejemplos de evidencias aceptables (cumpliendo por supuesto con el plazo máximo de 4 semanas desde que se recibe el informe de evaluación provisional) para el mismo:
- Registros de formación/capacitación.
- Procedimientos actualizados con modificaciones trazables. Podría ser necesario incluir capacitaciones o comunicaciones y/o el envío de formularios completos.
- Fotografías del antes y del después.
- Evidencia (por ejemplo, correo electrónico) de la comunicación de documentos al personal pertinente.
- Informes de auditoría o inspección interna.
- Facturas de reparaciones. No se aceptan ofertas/presupuestos de reparaciones, ya que solo es prueba de la intención de corrección, no evidencia de corrección.
En cada caso, es responsabilidad del organismo de certificación juzgar si la evidencia puede ser aceptada o no.
Además, respecto a la fecha de validación de las evidencias de correcciones y propuesta de acciones correctivas, el auditor o un representante del organismo de certificación deberá validar la evidencia de las correcciones, así como los detalles de las acciones correctivas propuestas y el cronograma. Esta fecha de validación se anotará en el plan de acción en la última columna “Release by the auditor«.
Con respecto a las evaluaciones no anunciadas, y dados los cambios de la norma; tenemos las siguientes actualizaciones respecto a la doctrina de aplicación anterior:
- La opción de registro 2 que aparecía anteriormente para no anunciada desaparece en el registro.
- Para evaluaciones iniciales (también en caso de producción estacional), la validez del certificado es calculado desde el último día de la fecha de evaluación dentro del marco de tiempo elegido.
- Para las evaluaciones de recertificación, la ventana de tiempo se calcula de la siguiente manera: – 16 semanas antes de la fecha de vencimiento de la evaluación; + 2 semanas después de la fecha de vencimiento de la evaluación. El marco de tiempo será el mismo para todos los años.
- Un registro de evaluación no anunciada se desactivará en la base de datos IFS si no se ha subido nada dentro de los tres meses posteriores al último día posible del periodo ventana (en el caso de que no se haya realizado entrada en calendario, la desactivación tiene lugar de manera directa el último día).
- En caso de que se deba cargar algo relativo al registro de no anunciadas después de las fechas previstas, solo puede hacerlo IFS y vendría con costes asociados. El organismo de certificación sería el encargado de ponerse en contacto con el cliente.
- Después de una evaluación fallida, sí se puede realizar una evaluación no anunciada siempre que el cliente lo requiera o si ya debe realizarse una no anunciada al ser la tercera evaluación IFS.
Parte 2 de la norma: Requisitos de evaluación
Dado que la Parte 2 corresponde a los requisitos a evaluar, la doctrina clarifica algunos de los mismos. Así, cuando en la norma se habla de revisiones anuales en los requisitos (revisión por la dirección, verificación APPCC, auditoría interna, crisis, fraude, trazabilidad, Food Defense), se espera que la misma tenga lugar dentro de un periodo de 12 meses y si se excede, se deberá justificar ante el organismo de certificación y se puntuará en consecuencia.
Para la frase del requisito 1.2.6 “cualquier visita de las autoridades sanitarias que dé lugar a notificaciones y/o sanciones emitidas por las autoridades” se indica que se realizará comunicación a la entidad de certificación en el caso de hallazgos relacionados con el alcance de la Norma IFS Food, por ejemplo, razones de seguridad alimentaria y/o fraude alimentario.
Para el requisito 4.4.8, las evaluaciones de IFS Food Global Market a un nivel intermedio son aceptadas como auditorías a proveedores documentadas
Con respecto al requisito 4.19.3 relativo apartado de mitigación del riesgo de alérgenos, se aclara de la siguiente manera: la empresa debe seguir la legislación para la declaración de alérgenos en los productos terminados. En el caso de alérgenos accidentales o cuya presencia sea inevitable desde el punto de vista técnico, el etiquetado de alérgenos y sus trazas el etiquetado legal deberá ser además basado en un análisis de peligros y la evaluación de los riesgos asociados. En dicha evaluación y a tener en cuenta en el etiquetado, los alérgenos no intencionales incluirán no solo los declarables del procesado en la empresa; sino también los no intencionales que puedan entrar en materias primas.
Parte 3 de la norma: Requisitos de organismos de acreditación, entidades de certificación y auditores
Se aclaran los tipos específicos de evaluaciones que no son aceptadas para una auditoría de aprobación, auditoría witness y de ampliación de alcances para auditores, indicando que no se puede utilizar un emplazamiento de producción multi-localización para una auditoría de aprobación porque no se evalúa toda la lista de verificación/checklist (procesos de gestión central) y que las evaluaciones de extensión no son aceptables para auditorías witness o ampliación de alcances de auditores.
También se puntualiza la formación obligatoria (auditores, formadores, revisores) para la conversión a la versión 7 con una formación interna de un día de la entidad de certificación y un curso online (formación enfocada a producto y proceso) proporcionado por IFS. La capacitación es a mayores de las formaciones anuales internas establecidas de 2 días.
Parte 4 de la norma: Informes, el auditXpressX y la base de datos
Por último, para la Parte 4, tenemos:
- Indicación de que sí es obligatorio el GLN para las empresas en Suiza, ya que está integrada en el Espacio Económico Europeo a través de acuerdos bilaterales con la UE.
- La información sobre si la evaluación fue no anunciada deberá ser visible en el informe y se mencionará en la portada y en la descripción general del informe.
- En el Anexo de 3 de alcances de producto y tecnológicos la etapa P2 deberá elegirse para cualquier tratamiento térmico (o alta presión) con el propósito de reducir un peligro microbiológico para la seguridad alimentaria basado el plan APPCC (y no solo en caso de pasteurización). El P11 (cocción) se aplicará cuando el propósito del proceso (basado el plan APPCC) es una razón técnica y no una acción para la reducción de peligros.
- Se corrige un error del Anexo 3 relativo al alcance F donde se borra la frase “y no controlado por un PCC o una medida de control”.
- Indicación de que la información del informe que deberá ser traducida al inglés es: perfil de la empresa (datos de la empresa + datos de evaluación), alcance de la evaluación, productos parcialmente subcontratados, exclusiones, resumen general de la información obligatoria y desviaciones y no conformidades.
Si quieres formarte en la nueva versión de la norma, tenemos preparada una nueva acción formativa IFS Food v7 para esta semana… Apúrate que aún quedan plazas!!!!!
Dpto Técnico
