El Programa de Integridad IFS, lanzado a principios de 2010, incluye diferentes medidas para garantizar la calidad de los sistemas de certificación IFS mediante la revisión de los informes de auditoría de las empresas certificadas, teniendo como objetivo analizar y mejorar el trabajo de los organismos de certificación y sus auditores. Este Programa de integridad fortalece la confianza en los esquemas IFS verificando la implementación de sus estándares en la práctica. Los principales procedimientos del Programa de integridad de IFS se describen en el Anexo 4 del acuerdo marco y han sido desarrollados en reuniones regulares del “Grupo de Trabajo de IFS para el aseguramiento de la Calidad”. Este anexo 4 del acuerdo marco debe ser firmado por todos los organismos de certificación que tengan un contrato con IFS Management GmbH y los auditores que realizan auditorías IFS tienen que aceptar también dichos procedimientos para asegurar la correcta realización de las mismas. Adicionalmente, los organismos de certificación están obligados a informar a sus clientes sobre el contenido del anexo 4 del acuerdo marco en su versión actual.
La última revisión de Programa de Integridad IFS ha sido publicada ya como parte de los estándares IFS Food v6.1 e IFS Logistics v2.2 y se centra principalmente en las siguientes actividades:
1. Gestión de quejas
Un proceso detallado de gestión de quejas analizará toda la información necesaria. Los minoristas o cualquier otra parte interesada tienen derecho a reenviar cualquier posible queja a IFS para su investigación como parte del Programa de Integridad. La información en cuestión puede ser enviada por correo electrónico a través de este correo electrónico o mediante el formulario de reclamación disponible en el sitio web de IFS.
Las oficinas de IFS recopilarán toda la información necesaria para investigar la causa de la queja y para establecer si hay deficiencias por parte de las empresas certificadas, organismos de certificación acreditados o auditores IFS aprobados a la hora de dar cumplimiento a los requisitos de IFS. Se tomarán las medidas apropiados para investigar completamente las quejas, que pueden incluir la solicitud a los organismos de certificación para llevar a cabo investigaciones internas y proporcionar a IFS una declaración con el resultado de sus investigaciones.
En última instancia “IFS Quality Assurance Management” decidirá qué enfoque es el mejor para evaluar y resolver la queja, como por ejemplo la planificación de una revisión in situ de la integridad de la empresa certificada para investigar el caso, u organizar una Auditoría de Integridad con testigos para aquellos auditores IFS involucrados en la queja o reclamación (en este caso, un auditor de integridad evaluará a dichos auditores IFS durante una de sus siguientes auditorías). Según el motivo de la reclamación, las revisiones de Integridad in situ se realizarán por lo general sin previo aviso (se anunciará 30 minutos antes del inicio de la verificación in situ de la integridad). En algunos casos en particular esta verificación de la integridad será anunciada previamente (el anuncio se realizará 48 horas antes, aproximadamente).
2. Enfoque basado en el riesgo y monitoreo del aseguramiento de calidad IFS
Las actividades de Aseguramiento de Calidad del Programa de Integridad IFS supervisan la totalidad del Sistema IFS mediante diferentes herramientas:
- Para cuidar la correcta implementación de todos los procedimientos descritos en las normas IFS y sus respectivos documentos reguladores, el programa de integridad IFS realiza regularmente auditorías de oficina en los organismos de certificación (Integrity CB Office Audits). Durante éstas, el rendimiento del trabajo de los auditores aprobados por IFS y de los organismos de certificación se evalúa mediante la revisión de varios informes de auditoría y el análisis de las bases de datos. Si durante estas auditorías aparecen temas especiales que tienen que ser aclarados, esto podrá dar lugar a auditorías de integridad con testigos a auditores aprobados por IFS o a “Integrity on-site Checks” en empresas certificadas por la organización certificadora en cuestión.
- Además, teniendo en cuenta un enfoque basado en el riesgo, miembros del “IFS Quality Assurance Management” llevarán a cabo el análisis de informes de las compañías certificadas. El Grupo de Trabajo de Aseguramiento de la Calidad de IFS ha definido diferentes criterios para este enfoque basado en el riesgo. Estos análisis son un procedimiento de monitoreo continuo de IFS Quality Assurance Management teniendo en cuenta criterios económicos (por ejemplo, el número de certificados en ciertos países) o criterios de calidad (por ejemplo, resultados de auditoría, tiempos de auditoría, etc.). Como se describió anteriormente, los controles in situ de integridad se realizan sin previo aviso, aunque en algunos casos especiales podría ser de tipo anunciado. Las auditorías de integridad con testigos a auditores IFS aprobados también podrán realizarse según este enfoque basado en el riesgo del “IFS Quality Assurance Management”.
Es importante recordar que las empresas que tienen un certificado IFS en vigor están obligadas a aceptar un aviso no anunciado/anunciado de una auditoría de integridad in situ y dar acceso y apoyo al auditor de Integridad asignado. La aceptación del Programa de Integridad IFS es una parte de los requisitos establecidos en todos los estándares IFS.
También será obligada la aceptación de aquellos auditores IFS asignados como testigos en las auditorías IFS rutinarias.
La auditorías in situ de Integridad o las auditorías de integridad con testigos, así como las Integrity CB Office Audits llevadas a cabo como parte del Programa de Integridad, serán realizadas por auditores de Integridad empleados o designados por IFS Management GmbH. Los auditores de integridad serán completamente independientes de los auditados y los organismos de certificación.
3. Sanciones
Si, después de una queja o siguiendo el enfoque basado en el riesgo, se determina que la causa de una deficiencia se debe al organismo de certificación y/o un auditor perteneciente al mismo, IFS reenviará anónimamente toda la información necesaria a un comité sancionador independiente. Este comité de sanciones, compuesto por un abogado, miembros de la industria, minoristas y organismos de certificación, adoptará una decisión sobre si existe una violación de los requisitos y su severidad. Aquellos temas relacionados con deficiencias administrativas de los organismos de certificación detectadas en base a las investigaciones de sus bases de datos podrán ser evaluadas directamente por IFS Quality Assurance Management, pero la decisión ha de ser ratificada por el presidente (abogado) del comité sancionador.
Se emitirán sanciones al organismo de certificación y/o sus auditores si el comité de sancionador concluye que producido una brecha en la integridad. El tipo de sanción dependerá de la severidad de la brecha detectada. Cada vez que se confirme una brecha el organismo de certificación y/o un auditor obtendrá una cierta cantidad de “puntos negativos» que se irán sumando por períodos de 2 años. Sólo en casos muy severos los organismos de certificación o auditores podrán ser suspendidos por un cierto período de tiempo o los contratos ser cancelados. En general, el objetivo del Programa de Integridad IFS es mejorar el desempeño de los organismos de certificación y/o auditores solicitando acciones correctivas, como asistir a acciones formativas relacionadas con lasbrechas detectadas.
IFS Management informará al organismo de acreditación apropiado si se detecta una infracción por parte de un organismo de certificación y/o un auditor. Todos estos procedimientos relativos a infracciones, sanciones y «puntos negativos » se establecen en el anexo 4 del acuerdo marco entre IFS y cada organismo de certificación.
Pese a que el programa de integridad no forma parte del listado de requisitos de las normas IFS, éste tiene serias implicaciones en todo lo relacionado con la realización y desarrollo del proceso de certificación. Es por ello que desde Estandar gestión alimentaria S.L. consideramos que el uso de los criterios contemplados en el Programa de Integridad IFS puede ser una fantástica herramienta a implementar en los procesos de mejora del proceso de auditoría.
Dpto. Técnico
