Recién salida del horno (mayo 2020) está la guía de IFS para el manejo de las crisis en relación a la crisis del coronavirus (Guidance on crisis management concerning the COVID-19 crisis). Pretende ser una ayuda para las empresas, no solo en lo concerniente a la necesidad de tener un procedimiento de gestión de crisis; sino cómo adaptar o revisar el mismo en función de la situación vivida en estos momentos con el Covid-19.
La guía se subdivide en varias secciones, dentro de las cuales se encontrará información relativa a la actuación frente al coronavirus. Así, a modo de resumen de la misma, la guía nos enfoca a:
1.- Tener un marco establecido para manejar la situación de manera efectiva y eficiente; estableciendo marcos de actuación, gestión de la información, conocimiento y toma de conciencia.
La empresa debe ser consciente de los peligros que desencadenan la crisis; por ello se debe implementar un sistema para recibir la información necesaria para poder evaluar y tomar las decisiones necesarias para mantener el sistema de inocuidad en perfecto funcionamiento; pudiendo ser necesarios ajustes en el plan APPCC o en el programa de prerrequisitos.
Cobra especial importancia el equipo APPCC en la gestión de los riesgos y la toma de medidas relacionadas con el producto y el proceso. Es importante la capacitación del personal responsable del control de los PCC dentro de una situación laboral nueva.
Entre otras acciones, algunas comunes al plan de gestión de crisis con el que toda empresa debería contar, están el tener un equipo de crisis definido, todos los datos al día del personal y los procesos clave, tener al personal relacionado con crisis capacitado e informado de sus funciones, etc. Además, deben primar la realización de reuniones con los datos obtenidos al respecto de la crisis del coronavirus y la disponibilidad de recursos, tanto para hacer frente a cualquier incidencia como para cumplir con las medidas adoptadas en la empresa, máscaras, gafas o pantallas protectoras, guantes; médico de la empresa, etc.
2.- Identificar y evaluar posibles riesgos para la empresa, es decir, determinar el riesgo potencial.
Para ello es importante que la pandemia o epidemia por virus se haya evaluado como una posible situación de emergencia y que, por tanto, está descrita en el procedimiento para la gestión de incidentes.
Hay que tener en cuenta, la evaluación de temas que pueden resultar críticos en este sentido, como son:
- Infraestructura, recursos de personal, marco para situaciones de crisis para recibir información, comunicación interna / externa, capacitación, responsabilidades del personal
- Revisión del producto / sistema de gestión de la inocuidad y calidad de los alimentos.
- Cambios en la cadena de suministro / compra de productos y servicios y procesos de producción.
- Posibles cambios en las especificaciones, fórmulas, recetas y acuerdos con clientes (y procedimientos de comunicación).
- Higiene del personal, enfermedades infecciosas e instalaciones sanitarias / de personal. Medidas relativas a los protocolos de higiene y desinfección.
- Diseño de la planta, equipo, evaluaciones del lugar de trabajo.
- Producto y flujos personales, comportamiento social.
- Evaluación de fraude de productos / alimentos y planes de mitigación.
- Análisis de producto / frecuencia de controles y tipos.
- Seguridad del sitio y política de visitantes
3.- Definir e implementar procesos para mitigar y controlar el riesgo identificado; desarrollando e implementando un plan de acción.
En esta parte hay varios puntos a tener en consideración a la hora de gestionar el plan en relación al coronavirus:
3.1.- Política corporativa y estructura y gestión de los recursos humanos.
Teniendo en consideración las medidas preventivas de higiene y la salud de los empleados, así como las acciones en casos de casos positivos. Hay que considerar las ausencias del personal y determinar alternativas.
En todo ello es importante la comunicación de los procedimientos al personal que sea necesario; además de brindar aquella formación o capacitación necesarias.
El equipo de crisis debe contar con información para decidir sobre el riesgo para el producto, así como para iniciar medidas oportunas y relevantes.
Para todo ello es necesario contar con recursos (humanos y materiales) e infraestructuras.
3.2.- Capacitación e instrucciones, diseño de planta y flujo de procesos, requisitos de construcción, equipos, etc.
Mantener al personal saludable es esencial, mediante aseguramiento de que los procedimientos son comunicados y entendidos por el mismo (incluido nuevo posible personal).
Identificar (por ejemplo, marcar) las áreas de trabajo, el flujo de personal, los turnos y las instalaciones del personal y proporcionar instrucciones de cumplimiento (marcas de piso, cambios en el flujo de personal, etc.) del distanciamiento requerido. Cualquier modificación debe tenerse en cuenta en la evaluación de riesgos para no comprometer la seguridad y calidad del producto.
3.3.- Higiene del personal, ropa de protección, limpieza y desinfección, instalaciones sanitarias.
En este sentido es importante asegurar que: las instrucciones de limpieza se hayan actualizado para cubrir áreas de trabajo modificadas (y que sean implementadas) así como las áreas/equipos/utensilios con un alto riesgo de propagación de coronavirus; las políticas de acceso e higiene se revisen, modifiquen y comuniquen (y sean aceptadas); existen y se revisan para estar disponibles las instalaciones de lavado de manos; el personal, los proveedores de servicios y los visitantes estén conscientes y capacitados sobre cuándo y cómo usar mascarillas y guantes desechables como medida temporal (y que se comprueba su correcta utilización); existan instrucciones de limpieza efectivas disponibles y conocidas para los EPIs y otros utensilios temporales.
3.4.- Contratos, especificaciones y fórmulas, compras, envasado del producto, fraude y análisis.
Como de costumbre es importante supervisar la cadena de suministro de materia prima, estar en contacto constante con proveedores y observar los mercados de proveedores y los países de suministro/origen.
En caso de falta de suministro de servicios (transporte, servicios de laboratorio), productos, envases, equipos de limpieza y desinfección, etc es necesario tener proveedores de emergencia (se puede considerar el sistema de aprobación y el monitoreo de proveedores alternativos o en caso de limpiezas de productos alternativos y aptos)
Hay que estar atentos y monitorear la probabilidad de fraude.; además de tener informado al cliente de cualquier cambio en los acuerdos establecidos
Es posible que las actividades de análisis interno necesiten un aumento debido a cambios en la cadena de suministro y posibles restricciones para usar un laboratorio externo debido a una mayor carga de trabajo.
3.5.- Subcontratas
Los subcontratistas de mantenimiento, control de plagas, limpieza, transporte, etc. deben ser conscientes y seguir las nuevas reglas relacionadas con el coronavirus.
3.6.- Inspecciones in situ y auditorías internas
En caso de poder realizarse inspecciones deberían estar enfocadas al APPCC, el sitio y la higiene del personal.
Las auditorías internas podrían posponerse o podrían ser conducidas en parte de manera remota mediante el intercambio de documentos utilizando tecnología en línea, incluidas entrevistas. La empresa debe realizar una evaluación de riesgos para asignar qué partes se pueden realizar de forma remota y qué partes requieren presencia en el sitio.
3.7.- Seguridad del sitio, personal y visitantes.
En el caso de un mayor uso de personal temporal o cambios de proveedores de servicios externos; las políticas del sitio y los controles de acceso deben comunicarse cuidadosamente.
4.- Verificar, evaluar y revisar los procesos establecidos en el plan.
La crisis vivida se puede aprovechar como oportunidad de evaluar los procedimientos de emergencia por ejemplo en el caso de un empleado infectado.
Es recomendable asegurarse de:
- que se realiza una revisión del procedimiento de crisis, incluso si la empresa no ha sido fuertemente afectada por crisis COVID-19
- la existencia de un sistema para obtener información relevante durante la crisis y que ésta se actualiza.
- que se cubren las funciones relevantes en el equipo de crisis (actualizado el equipo de crisis y emergencia después de la crisis).
- analizar las medidas de crisis de COVID-19 tomadas dentro de la revisión por la dirección después de la crisis.
- que la identificación de las deficiencias durante la crisis COVID-19 (por ejemplo, la falta de instalaciones para lavarse las manos) es seguida de acciones correctivas en los siguientes meses.
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Dpto. Técnico
