Para poder realizar una buena gestión de las incidencias que se presentan en una organización, debemos de conocer los requisitos frente a los que evaluarlas. Es de vital importancia que el personal conozca tanto los requisitos internos de la empresa, como los requisitos legales, de cliente y de la norma si están certificados.
Una vez se conozcan los requisitos, cada vez que se detecte y se comunique una incidencia, el hallazgo podrá ser evaluado y contrastado dando lugar a una evidencia.
Las evidencias serán clasificadas según el sistema de gestión de no conformidades de la organización.
A continuación, te damos algunos consejos sobre la información que debería de recoger este sistema para que permita una correcta identificación de la no conformidad y recoja toda la información relevante para su análisis:
- Descripción de la no conformidad encontrada, descrita de forma clara y concisa pero redactada adecuadamente para que el resto del personal pueda entenderla.
- Requisito frente al qué se está evaluando la no conformidad.
- Los datos que sustentan la no conformidad.
- Las implicaciones que puede llegar a causar.
- Quién, Cuándo y Cómo se debe gestionar la no conformidad.
Las no conformidades en una empresa podrán clasificarse de varias formas según su fin. A continuación, te presentamos dos formas de clasificación:
- Si se busca otorgar prioridades para solventarlas podrán clasificarse según su gravedad. Este tipo de clasificación es interesante para la gestión de los recursos disponibles, focalizando la atención en cerrar las no conformidades que impliquen consecuencias más graves o que se estén produciendo con mayor frecuencia.
- Si se busca conocer la parte del sistema a la que afectan, podrán clasificarse por procesos afectados. Esta clasificación arroja información clara para el desarrollo del proceso de mejora continua, permitiendo conocer qué procesos se ven más afectados por no conformidades pudiendo centrarse así en la mejora de éstos.
Para conocer más información sobre la gestión de no conformidades tienes a tu disposición nuestro curso Gestión de No conformidades.
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