Cada vez más, las distintas certificaciones insisten a las empresas alimentarias en tener programadas las auditorías internas que serán llevadas a cabo sobre su sistema. Si bien antes se “cumplía” con hacer una auditoría al año de todos los requisitos de aplicación, hoy en día se considera necesario el analizar de manera pormenorizada qué, cuándo, por qué y cuántas veces analizar las distintas partes del sistema, en base a una evaluación del riesgo justificada.
Estar certificado según un estándar reconocido por GFSI (Iniciativa Mundial de Seguridad Alimentaria) implica cumplir con ciertos requisitos que nos indican la necesidad de contar con programa desarrollado que detalle el alcance y la frecuencia de las auditorías internas.
La finalidad de la existencia de un cronograma de auditorías internas es planificar el tipo y la cantidad de auditorías, así como identificar y proporcionar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
¿Qué nos dicen algunas de las certificaciones respecto a las auditorías internas?
La norma IFS Food (versión 6.1), por ejemplo, en la Parte 2 nos indica dentro del capítulo 5 de Mediciones, análisis y mejoras que: “se realizarán auditorías internas efectivas según un programa definido y convenido de auditorías que cubra al menos todos los requisitos de la norma IFS. El alcance y la frecuencia de las auditorías internas se determinarán con un análisis de peligros y evaluación de riesgos asociados”. Indica además que “al menos una vez al año se llevarán a cabo auditorías internas de actividades que sean críticas para la seguridad alimentaria y las especificaciones del producto”.
La norma BRC Food Safety (versión 8) es mucho más explícita y, por ejemplo, en la cláusula 3.4.1 nos indica que deberá existir un programa de auditorías internas planificadas que como mínimo incluya cuatro fechas de auditoría diferentes, distribuidas a lo largo del año. La frecuencia con la que se audite cada actividad dependerá del riesgo asociado a la misma y de los resultados de auditorías anteriores; siendo, como mínimo auditadas una vez al año todas las actividades. Dentro del alcance mínimo del programa de auditorías internas indica que se tiene que incluir: el plan de seguridad alimentaria o APPCC, incluidas las actividades para ponerlo en práctica, los programas de prerrequisitos, los planes de defensa alimentaria y prevención del fraude alimentario y procedimientos establecidos para cumplir la Norma. Cada auditoría interna del programa tendrá un alcance definido y se referirá a una actividad o sección específica del plan de seguridad alimentaria o APPCC.
¿Cómo evaluar y determinar la frecuencia y alcance de las auditorías internas?
En este punto hay que tener claro que debemos cubrir todos los requisitos de la norma en la que estemos certificados o pensemos estarlo; cubriendo todas las actividades y procesos que tienen lugar en la industria. La forma “fácil” sería “dividir” los requisitos y distribuirlos a lo largo del año; pero eso es justamente lo que se quiere evitar; ya que la idea es poder detectar las debilidades dentro de sistema y corregirlas en parte, en base a esta “insistencia” en auditar según un programa basado en el riesgo.
Los riesgos que se pueden considerar incluyen no solo la inocuidad y calidad del producto; sino también los económicos y de imagen. De manera similar al análisis de peligros realizado para el APPCC, se puede categorizar respecto a la probabilidad y gravedad dentro de cada alcance.
El uso de las no conformidades internas y externas es también de gran utilidad a la hora de categorizar los alcances de mayor riesgo y que serían los que se auditarían con mayor frecuencia en el año. Por ejemplo, si se observaron problemas con el control documental, la presencia de cuerpos extraños o la higiene personal en numerosas ocasiones a lo largo del anterior año, está más o menos claro, que en la programación de las siguientes auditorías estas actividades deberían ser auditadas de manera más frecuente.
Por último, es importante evaluar el propio programa de auditorías, analizando, por ejemplo, el número de auditorías, las no conformidades detectadas, el porcentaje de requisitos que presentan no conformidades, el grado de ejecución de las auditorías, etc.
¿Quién realizará las auditorías internas?
Las normas vistas anteriormente indican respecto a las auditorías internas que “los auditores serán competentes e independientes del departamento auditado” (IFS Food) y “deberán ser llevadas a cabo por auditores competentes y con la debida formación. Los auditores deberán ser independientes (es decir, que no auditen su propio trabajo)” (BRC Food Safety).
Una buena auditoría interna, junto con una buena comunicación de las no conformidades detectadas y una resolución adecuada de las mismas (acciones correctivas) son parte de la base para conseguir la excelencia en cualquier empresa, evitar problemas futuros e implementar mejoras continuas.
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Dpto. Técnico
